Häufig gestellte Fragen

OktoDok funktioniert auch, wenn nicht alle beteiligten Parteien das System im Einsatz haben.
Diese Funktion erweist sich als besonders nützlich, beispielsweise wenn sich ein Patient im Ausland befindet oder gesundheitliche Beschwerden hat, die die Zusammenarbeit verschiedener medizinischer Fachrichtungen erfordern.

Ein Patient kann die elektronische Patientenakte, medizinische Tagebücher oder Erinnerungen (zur Einnahme von Medikamenten, Impfungen, Arztterminen usw.) auch in einer Umgebung nutzen, in der kein Arzt OktoDok im Einsatz hat.

Bei Organisationen, die OktoDok nicht nutzen, sind die Kommunikation und die Zahlungsmöglichkeiten zwar eingeschränkt, jedoch funktioniert die Patientenakte einwandfrei.

Im OktoDok-System kann jeder Patient von vollem Umfang der Funktionalitäten profitieren, unabhängig vom Standort, Alter, Versicherungsstatus, Technikaffinität oder davon, ob es sich um einen Menschen oder ein Tier handeln.

Mehr über die Vertreter-Funktion können Sie der Frage „Wie funktioniert die Funktion „Vertretung“?“ entnehmen

OktoDok minimiert den administrativen Aufwand und ermöglicht es dem Praxisteam, sich verstärkt auf die Betreuung der Patienten zu konzentrieren.

Beispielsweise erinnert die OktoDok-App Patienten, die wiederkehrende Rezepte benötigen, rechtzeitig daran, ein neues Rezept anzufordern. Patienten können sich für eRezepte entscheiden, was sowohl für sie als auch für das Praxisteam einen geringeren Aufwand bedeutet.

Ähnliches gilt für wiederkehrende oder standardisierte Termine wie regelmäßige Untersuchungen oder Impfungen.

Dank der Kenntnis über den Verbrauch von Verbrauchsmaterialien, wie beispielsweise Spritzen oder Schutzhandschuhen, kann der Bestellprozess teilweise oder sogar vollständig automatisiert werden. Dadurch wird die Arbeitslast für das Praxisteam erheblich reduziert.

OktoDok hat das Ziel, die Fähigkeit zur umfassenden Darstellung sämtlicher bestehender Prozesse zu gewährleisten. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, eine Vielzahl von Ärzten als Partner und Unterstützer zu gewinnen, um eine maximale Bandbreite von Praxisfällen in höchster Detailgenauigkeit zu erfassen.

Dies ermöglicht Ihnen, OktoDok so anzupassen, dass die Prozesse, die bereits zufriedenstellend funktionieren, unverändert bleiben, während gleichzeitig sämtliche anderen Prozesse optimiert werden können.

Die Terminvergabe kann in jeder Praxis flexibel eingerichtet werden.

Alle Ärzte, mit denen wir gesprochen haben, wollten dass der Patient bei einem Erstkontakt telefonisch den Termin vereinbart, damit das Praxisteam die Möglichkeit hat, die notwendige Behandlungszeit zu ermitteln.

Bei wiederkehrenden oder Standardterminen, bzw. bei Verschiebungen oder Stornierungen sahen die Ärzte in digitaler Terminvereinbarung eine echte Erleichterung sowohl für das Praxisteam als auch für Patienten.

Sobald das Praxisteam oder der Arzt die Länge und das notwendige Personal und Räume definiert hat, kann OktoDok den Patienten erlauben, Termine eigenständig zu buchen, verschieben oder stornieren.

Eine Praxis könnte beispielsweise den Aufwand für eine bestimmte Impfung definieren und jedem Bestandspatienten erlauben, Termine für diese Impfung eigenständig zu buchen. Die Praxis könnte aber auch für einzelne Patienten individuell Standardbehandlungen definieren (z.B. Blutabnahme einmal pro Quartal) und nur diesen Patienten die Verwaltung eigener Termine erlauben.

Der Patient hat die Möglichkeit, verschiedene Daten (z.B. Bildgebung oder Berichte) und Informationen (z.B. Termine oder Erinnerungen) einem Fall hinzuzufügen und Berechtigungen für den gesamten Fall zu vergeben.

Ein Bericht kann auch mehreren Fällen zugeordnet werden. Zum Beispiel kann ein Blutbild sowohl für den Ernährungsberater als auch für den Hautarzt von Bedeutung sein.

Beispiel: Fall “Beinbruch”:
Ein Patient erleidet einen Beinbruch und wird in die Notaufnahme gebracht, wo ein Röntgenbild und ein Bericht erstellt werden und automatisch in seine Patientenakte aufgenommen werden.

Nach seiner Entlassung erstellt der Patient einen neuen Fall in OktoDok mit dem Titel “Beinbruch” und ordnet den Bericht und das Röntgenbild diesem Fall zu. In den nächsten Wochen der Genesung werden diesem Fall regelmäßige Kontrollen, weitere Röntgenbilder, Rehabilitationsmaßnahmen und Berichte hinzugefügt. Nach vollständiger Genesung schließt der Patient den Fall.

Sollten später Probleme mit dem betroffenen Bein auftreten, kann der Patient Leserechte für diesen speziellen Fall an weitere Ärzte gewähren und um ihre Meinung bitten.

Die Möglichkeit zur Sortierung nach Fällen erleichtert insbesondere Patienten mit chronischen oder langwierigen Leiden die Kommunikation mit Ärzten. Eine gut organisierte und umfassende Patientenakte ermöglicht den Ärzten einen besseren Überblick und beschleunigt somit die Entscheidungsfindung.

Ein Patient kann nicht nur Leserechte für seine medizinischen Unterlagen beliebigen Personen vergeben, sondern auch Verwaltungsrechte. Mit dieser Vertreter-Funktion können einzelne – z.B. junge Erwachsene erlauben Ihren Eltern, medizinische Rechnungen zu begleichen – oder vollständige Verwaltungsrechte anderen Personen gewährt werden. Somit können Babys, ältere Menschen oder Tiere ebenfalls über ein vollwertiges OktoDok Profil verfügen.

Beispiel – Vollständige Vertretung:
Eltern können ein OktoDok Profil für ein ungeborenes Kind erstellen und Ultraschallbilder oder Untersuchungen mit diesem Profil verbinden. Sobald das Kind geboren ist, können Sie oder der Kinderarzt Erinnerungen für U-Untersuchungen aktivieren und deren Berichte dem Profil hinzufügen, sowie den elektronischen Impfpass vom Kinderarzt stempeln lassen.

Sobald das Kind das passende Alter erreicht hat, übergeben ihm die Eltern die gesamte Patientenakte mit vollständiger medizinischer Historie; beispielsweise der genauen Entwicklung der Körpergröße, allen medizinischen Notfällen oder Daten der wichtigen Ereignisse (erstes Mal stehen, laufen, sprechen oder ähnliches).

Alle befragten Ärzte äußerten den Wunsch nach gut strukturierten digitalen medizinischen Tagebüchern.

Ein sorgfältig konzipiertes Tagebuch ermöglicht es einem Patienten beispielsweise, Veränderungen in seinem Gewicht zu verfolgen oder regelmäßige Blutdruckmessungen durchzuführen und diese Werte automatisch mit vorherigen Messungen zu vergleichen.

Die Erkennung von Zusammenhängen, wie im oben genannten Beispiel zwischen Gewichts- und Blutdruckveränderungen, wird sowohl für den Patienten als auch für seinen Hausarzt deutlich vereinfacht und kann automatisiert werden.

Diese Datenbasis schafft eine Grundlage für eine einfachere und schnellere Diagnosemöglichkeit für Ärzte.

Die Tagebücher, die auch von völlig gesunden Patienten genutzt werden können (z.B. zur Verfolgung des Wachstums bei Kindern, zur Analyse von Sport- oder Schlafdaten von Smartwatches usw.), bilden den Grundstein für die Integration von OktoDok in das tägliche Leben der Patienten.

Erinnerungen sind nahtlos in medizinische Tagebücher, den elektronischen Impfpass, den medizinischen Kalender, das Zahlungssystem und OktoPedia integriert.

Sie können von Patienten selbst, von aktiven Ärzten oder Vertretern eingerichtet werden.

Beispiel – Elektronischer Impfpass:
Die Ständige Impfkommission (STIKO) empfiehlt eine Tetanus-Auffrischimpfung alle 10 Jahre. Wissen Sie, wann Sie Ihre nächste Auffrischung benötigen? Wäre es nicht praktisch, eine App zu haben, die Sie daran erinnert und Ihnen ermöglicht, mit einem Klick einen Termin bei Ihrem Hausarzt zu vereinbaren?

Viele niedergelassene Ärzte klagen über den zeitaufwändigen Prozess der manuellen Rechnungslegung. Der Aufwand, Rechnungen zu erstellen, Zahlungen zu verfolgen und gegebenenfalls Mahnungen zu versenden, ist kostspielig und mühsam. Die Übergabe der Buchführung an den Steuerberater erfolgt häufig manuell.

Dieses Problem betrifft auch die Patienten, die Privatrechnungen und Zuzahlungen manuell vornehmen müssen. Steuerlich absetzbare Arztrechnungen können nicht elektronisch an den Steuerberater oder Buchhaltungssoftware übermittelt werden.

OktoDok bietet eine umfassende Lösung für die Buchführung in Arztpraxen und eine Schnittstelle zur Datev für den Export an den Steuerberater. Damit wird die Buchhaltung sowohl für Ärzte, als auch für Patienten erheblich erleichtert und automatisiert.

Ja, OktoDok ermöglicht es jeder Praxis, Workflows für wiederkehrende Prozesse zu definieren und somit den administrativen Aufwand erheblich zu senken.

Beispiel – Standardprozesses “Blutentnahme Schilddrüse”:

Ein Patient wird durch die OktoDok App daran erinnert, dass seine derzeitige Packung Schilddrüsenmedikamente in 12 Tagen verbraucht sein wird. Er kann mit einem Klick auf die Erinnerung seinen Hausarzt um ein neues Rezept bitten.

Der Hausarzt sieht auf einen Blick, dass die letzte Blutuntersuchung zu lange her liegt und aktiviert den vordefinierten Standardprozess “Blutentnahme Schilddrüse”, der die folgenden Schritte umfasst:

Der Hausarzt aktiviert mit einem Klick den Standardprozess „Blutentnahme Schilddrüse“.

Damit wird der Patient aufgefordert, einen Termin für die Blutentnahme zu vereinbaren.
Die dafür benötigte Zeit, Personal und Utensilien (beispielsweise Spritzen oder Pflaster) hat der Arzt bei der Einrichtung von OktoDok individuell festgelegt. Somit kann der Patient direkt in OktoDok einen Termin buchen, ohne Zutun des Praxisteams.

Prozessschritt „Blutentnahme“
Sobald der Patient den Termin gebucht hat und eingetroffen ist, startet das Praxisteam den vordefinierten Standardprozess „Blutentnahme“ und durchläuft die im OktoDok angezeigten Einzelschritte ab (Patient im passenden Raum, Barcode von den Kanülen eingescannt, Kanülen für Abholung bereitgestellt, Kanülen abgeholt).

Die Abrechnung mit der Krankenkasse, bzw. eine Privatrechnung wird automatisch erstellt.

Prozessschritt „Laboruntersuchung“
Durch Scannen des Barcodes der Kanülen im Labor, wird der Bericht in Echtzeit der passenden Patientenakte zugeordnet.

Sollten Blutwerte nicht im Normalbereich sein:
Automatische Aufforderung an Patienten einen Termin in der Arztpraxis für eine Sprechstunde zu vereinbaren, um die Blutwerte zu besprechen. Die Termindauer ist bereits definiert, also kann der Patient ohne Zutun des Praxisteams den Termin buchen, verschieben oder stornieren.

Sollten alle Blutwerte im Normalbereich sein:
Automatisierte Erstellung des Folgerezepts mit unveränderter Dosis.

Nach Erledigung eines Workflow-Schrittes erfolgt der nächste ohne weiteres Zutun der Arztpraxis oder des Patienten. Sollte ein Schritt eine bestimmte Zeit lang nicht als erledigt markiert werden, bekommt die betroffene Person oder Einrichtung eine automatische Erinnerung.

Die Ärzte können entweder vordefinierte Prozesse verwenden oder individuelle Prozesse nach Bedarf erstellen.

OktoDok bietet eine breite Palette moderner Kommunikationsmöglichkeiten, darunter Chat, Messaging, Telefonie und Video-Sprechstunden. Diese verbesserte Kommunikation entlastet das medizinische Personal erheblich und ermöglicht eine individuelle Betreuung der Patienten. Mit diesen Tools können Patienten und Ärzte effizient und flexibel miteinander kommunizieren, Termine vereinbaren, Fragen klären und medizinische Ratschläge erhalten. Dies trägt dazu bei, den administrativen Aufwand zu reduzieren und die Versorgung der Patienten zu optimieren.

OktoDok wird von Anfang an in mindestens zehn meistgesprochenen Sprachen in Europa verfügbar.

Dies ermöglicht eine reibungslose Kommunikation zwischen Patienten und Ärzten, unabhängig von ihrer bevorzugten Sprache.

Zum Beispiel kann ein Patient sein medizinisches Tagebuch auf Englisch führen, während sein Hausarzt es auf Deutsch lesen kann. Dies trägt zur besseren Verständigung und Zusammenarbeit im Gesundheitswesen bei und ermöglicht die Nutzung der Plattform in verschiedenen Kultur- und Sprachumgebungen.